Notionを使いこなせば最強！メモもタスクも一元管理できる万能アプリを徹底解説

Notionの真骨頂ともいえるのが、データベース機能です。「データベース」と聞くと難しそうに聞こえますが、要は情報を表にまとめて、いろんな見方で表示できる機能です。

たとえば、読書ノートを作るとします。本のタイトル・著者・ジャンル・感想・読了日を入力すると、同じデータを「テーブル（表）」「カンバンボード」「カレンダー」「ギャラリー」など複数のビューで見ることができます。下の画像は、カンバンボード形式でタスクを管理している画面です。

カンバンボードで進捗管理。カードをドラッグして「進行中」「完了」に動かすだけ

画像出典: Android Police

テーブル形式で一覧を見たいとき、カンバンで進捗を把握したいとき、カレンダーでスケジュールを確認したいとき——同じデータを切り替えるだけで違う視点から見られるのは、ほかのメモアプリにはない大きな強みです。

下の画像は、プロジェクトをテーブルビューで管理している例です。列ごとに「ステータス」「担当者」「期日」などの情報が整理されています。

テーブルビューでプロジェクトを一覧管理。ステータスや担当者で並び替え・フィルタリングも自由自在

画像出典: MakeUseOf

「自由度が高い」と聞くと、「最初の設定が大変そう……」と思いますよね。でも安心してください。Notionには30,000以上のテンプレートが用意されています。

日記、議事録、読書ノート、家計簿、習慣トラッカー、プロジェクト管理……ありとあらゆるテンプレートが公式・コミュニティから公開されています。気に入ったテンプレートをワンクリックで自分のワークスペースにコピーするだけ。ゼロから作る必要はありません。

下の画像は、テンプレートの選択画面です。カテゴリごとにテンプレートが並んでいて、すぐに使い始められます。

テンプレートメニュー。「Meeting Notes」「Reading List」など、ワンクリックで即使える

画像出典: MakeUseOf

まずはテンプレートを使ってみて、慣れてきたら自分好みにカスタマイズする。この「テンプレートから始める」アプローチなら、Notion初心者でもすぐに活用できますよ。

Notionは2023年からAI機能を搭載しており、さらに2025年9月には「Notion 3.0」として大幅にアップデートされました。

文章の生成、要約、翻訳はもちろん、最新の「Agent」機能ではAIが自律的にタスクを実行してくれます。たとえば「今週の議事録をまとめて」「この表のデータを分析して」と指示するだけで、AIが自動で作業を進めてくれるんです。

しかもAIのモデルはGPT、Claude、Geminiから選択可能。用途に応じて最適なAIを使い分けられるのは、他のメモアプリにはない大きなアドバンテージです。

下の画像は、NotionのワークスペースでAIを活用している例です。

Notion AIが文章作成から情報整理まで幅広くサポートしてくれる

画像出典: Android Police

ただし、AI機能をフルに活用するにはBusinessプラン（月$15）が必要です。無料プランでも基本的なAI機能は試せますが、回数制限がある点は覚えておきましょう。

Notionはチームでの共同作業にとても強いアプリです。リアルタイムの共同編集は当然として、ページ単位での細かい権限設定、ゲスト招待（無料）、さらにはページをWebサイトとして公開する機能まであります。

たとえば、プロジェクトのドキュメントをチームメンバーとリアルタイムで編集したり、社外のクライアントにゲストとして特定のページだけ共有したり。「誰に何をどこまで見せるか」を細かくコントロールできるのがNotionの強みです。

下の画像は、ページの共有・公開設定の画面です。

ページの共有設定。URLを共有するだけで、Notionを使っていない人にも見てもらえる

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もちろん、一人で使う場合も十分に便利です。個人の日記、読書ログ、レシピ集、家計管理など、自分だけのデータベースを自由に構築できます。ソロでもチームでも活躍するのがNotionのすごいところですね。